为进一步促进我院学生的国际学术交流能力培养，提升学生全球胜任力、拓宽国际视野，鼓励在读本科生和研究生参加国际学术会议，学院特设立学生参加国际学术会议资助项目，由于学院国际合作交流经费有限以及指标要求，鼓励学院经费与导师经费并行。具体管理办法如下：
一、申请条件
1.申请人为我院全日制在校本科生、硕士研究生和博士研究生。
2.拟参加的国际学术会议的主题应与申请者专业领域紧密相关，同时拟参加的国际学术会议会期应在完成论文答辩之前。
3.一个学历阶段内原则上只能享受一次本项目的资助。
4.资助参加的国际学术会议应为在国（境）外举办的相关研究领域的高水平系列国际学术会议，且获准在该学术会议做口头报告，若是墙报展示则需获奖。
二、资助范围
1.参加国际学术会议的往返旅费
2.会议注册费
3.签证相关费用
4.保险费
5.住宿费
三、资助标准及额度
学院资助学生出国（境）参加国际学术会议的费用为以上5类费用总和减去研究生院等其他部门资助后的费用，口头报告资助标准为5000元及以下实报实销，墙报获奖资助标准为3000元及以下实报实销。
四、申请与审批程序
1.拟申请资助的学生须按要求向学院提供如下材料，所有申请材料提交至园艺林学学院学生参加国际学术会议专项奖学金申请系统 https://f.wps.cn/ksform/h/write/qedhafmY/
（1）会议正式征文通知
（2）摘要或论文录用函和口头报告或墙报确认函
2.时间要求：原则上学生需在出国（境）前提交申请。
3.学院审核。每年学院按年度预算额度审批，秉承先申请先资助的原则，当年预算额度用满将不再接收新的审批。
4.系统申请。拟参加国（境）外国际会议的学生，出发前三周，登录华中农业大学“华中农业大学学生出国境信息管理平台——出国（境）申请”https://global.hzau.edu.cn/studentAbroad/index，填写并完成审批流程，参加行前培训后派出。提交报名和派出申请后，请务必实时关注审核动态，提醒导师及所在学院和学校相关负责人员进行审核。
五、报销程序
1.受资助学生原则上应在参加完会议之后一个月内（遇寒暑假顺延）向学院提交以下材料：
（1）会议日程安排（Final Program，如做学术报告需含有本人发言的日程页复印件）或墙报获奖证明
（2）护照首页及标有出入境日期页面的复印件
（3）《任务批函》《出国（境）总结考核表》
（4）相关正式发票原件（所有发票背后需有导师（课题组）和本人签字；机票原件及发票和登机牌）
2.学院审核以上材料，并按程序办理报销。
六、本办法由学院负责解释
